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TUTORIALES ABC

Qué son las Web Apps

En este tutorial vas a aprender cómo crear y configurar Reservas usando el módulo correspondiente. Si quieres manejar alguna de tus reservas ya existentes o las personas inscritas visita el siguiente tutorial Manage Bookings.

Si tu negocio en línea organiza eventos o seminarios en los que se necesitan reservas entonces esta herramienta puede ayudarte significativamente a administrar las tareas y garantizar así una mejora en la experiencia del cliente. La herramienta de reservas permite a los usuarios, a través de la web, reservar una plaza para un evento en concreto. El sistema registra el aforo de cada evento y envía emails antes y después del mismo, para mejorar la experiencia del cliente.

Aquí tienes algunas de las características principales que te ayudarán a superar a tu competencia:

  • Gestión de las reservas, aforo y mejora de la experiencia del cliente.
  • Configuración de emails enviados antes, durante y después del evento.
  • Configuración de emails de envío automático de confirmación cuando el usuario reserva su plaza para el evento.
  • Permitir reserva de plazas para grupos a través de un único nombre.
  • Un formulario web de reserva de plaza en el evento completamente personalizable.
  • Clasificación de cada evento para que puedan ser publicados de forma fácil y ordenada en tu empresa en línea.
  • Posibilidad de permitir el pago a través de tarjeta de crédito durante la reserva de plaza a un evento, si fuera necesario.
  • Historial completo de reservas.

Cuando creas un evento con posibilidad de reserva de plaza, una de las primeras cosas que tienes que tener en cuenta es el aforo del mismo. A través de la funcionalidad “Capacity Management”, puedes configurar el número de reservas que el sistema puede admitir antes de cerrarse y considerar el evento como “completo”. Añadir el número de plazas permitidas y el sistema no aceptará más reservas una vez se alcance ese límite.

Si no necesitas gestión de capacidad, deja el espacio en blanco, pero, si quieres habilitar esta funcionalidad, introduce el número de plazas para tu evento.

Crear una evento con posibilidad de reserva:

Un evento debe tener una fecha. Esto hace referencia a la fecha en la que el evento tiene lugar, y es obligatorio introducir la fecha el sistema.

  • Nota: Los eventos pueden programarse para el día en el que se crea (“hoy”) pero no para una fecha pasada.

Sigue los siguientes pasos para crear un nuevo evento:

  • Ve a “Modules” > “Events”. Pulsa “Add a new Event”.
  • Introduce el nombre, la fecha y el aforo (si fuera necesario) del evento Nuevo.
  • Introduce la información del evento y las condiciones, si las hubiera, necesaria para acudir al evento. Por ejemplo, “Recuerda traer toalla para la clase de Yoga”.
    • Note: El contenido que introduzcas en estos campos también lo verá el visitante cuando pulse la información del evento.

Mensajes automáticos de respuesta tras inscripción en evento:

Estos mensajes son correos electrónicos que se envían a los consumidores cuando efectúan una reserva para un evento. Generalmente, contiene información sobre el acontecimiento y suelen incluir una nota de agradecimiento o cualquier información adicional que consideres relevante para comunicar. Los mensajes automáticos son obligatorios.

Tienes plenas posibilidades en cuando a diseño o gestión del contenido del mensaje. Puedes especificar el nombre de la persona de la que se envía, la dirección de respuesta, el formato del email (HTML o texto) y el contenido. Si deseas, puedes usar una plantilla para aplicar al mensaje tu identidad corporativa.

Incorporar pagos por las reservas:

Para cobrar los pagos por la reserva necesitas editar o crear un formulario de pago que recoja cobros. El siguiente paso es estar seguro de que la reserva incluye la posibilidad de colectar pagos. Para hacer eso, ve a “Modules” > “Events” y pula en el nombre del evento al que deseas incorporar esta funcionalidad. En ese punto se abrirá una pantalla con los detalles del evento en la que podrás activar el check box “Requires Payment”.

Si esta opción está activada, si el usuario vuelve a tu URL verá automáticamente la plataforma de pago sin tener que rellenar la información.

Ahora que has activado la opción de pago en tu reserva del evento y creado un formulario web, el siguiente paso es insertar el formulario en la plantilla de reservas. Esta se encuentra en “Site Manager” > “Booking Layouts” > (en el desplegable) Detail Layout.

Si quieres mandar un mensaje una vez el pago es efectuado y cobrado, deberás añadir lo siguiente al formulario de la reserva:

&SendInvoice=true

Volver de una URL segura en una página de confirmación

Cuando se cobran pagos por inscribirse en reservas en tu sitio en línea, la página de pago del evento utiliza una URL segura. Para asegurarte de que el consumidor vuelve a la URL previa después de que haya completado el pago necesitas añadir el parámetro que mostramos a continuación al formulario web de los detalles de tu plantilla de reservas: &SITEURL=abc.360ideas.es

  • Por ejemplo:

    /FormProcessv2.aspx?WebFormID=10254&OID=4398&OTYPE=61&EID=0&CID=0&SITEURL=abc.360ideas.es

    The next step is to place a link on the confirmation page that links to "http://".

    Continue

Clasificar reservas en función de categorías:

Cada una de las reservas puede clasificarse en una o más categorías. Cada evento que tu negocio organice se puede clasificar con un asunto. Clasificar un evento en una categoría te permite publicarlas en tu web de formas más sencilla publicando aquellas que estén relacionadas. A continuación verás cómo funciona la clasificación de eventos: Por ejemplo imagina que eres una empresa que organiza seminarios para instituciones educativas y tienes programados una serie de seminarios a lo largo del próximo mes en función del tema. Esto te permitirá más adelante publicar todos los seminarios con temática similar de una sola vez en tu web.

  • Nota: Puedes gestionar las categorías existentes o añadir categorías nuevas en “Site Settings” > “Categories”.

Reservar varias plazas en un evento bajo un sólo nombre de asistente:

Por defecto el módulo reservas garantiza la reserva de una plaza por persona y cada persona sólo puede reservar una plaza por evento. Sin embargo, es posible hacer cambios en el formulario de inscripción del evento de tal manera que los usuarios puedan elegir más cantidad de plazas para el mismo. Para activar esta funcionalidad añade el siguiente código al formulario de inscripción del evento:

Si por cuestiones del evento quisieras especificar el número máximo de asientos que un cliente puede reservar reproduce el ejemplo que encontrarás a continuación (en este caso especificado para 5 asientos):

5) this.value=5;”>

Configurar el módulo reservas:

Todos los aspectos de un evento pueden ser personalizables en función de tus necesidades. Las reservas son similares a los anuncios o los FAQs (Preguntas frecuentes)- éstas son dos plantillas que puedes personalizar para asegurarte de que la apariencia de las reservas se adecúa a tus expectativas. Estas plantillas vienen preconfiguaradas y sólo deberías cambiarlas si quieres ampliar o modificar la apariencia de las reservas (aunque no es imprescindible). Para hacerlo debes ir a “Site Manager” > “Module Templates” > “Booking Layouts”.

Actualizando la plantilla de la lista.

La plantilla de lista de reservas determina cómo un grupo de eventos se distribuyen en una página web. Si, siguiendo con el ejemplo anterior, estás manejando una serie de 4 seminarios en un solo mes, entonces querrás que en la página web se vean todos los eventos. La plantilla de la lista controla cómo esas 4 reservas se muestran a la vez en la página web.

Puedes mover cada etiqueta a la posición que desees y añadir nuevas etiquetas a través del “Tag manager” o la lista de etiquetas.

Actualizar la plantilla de detalles:

La plantilla de detalles (“Details Layout”) determina cómo una reserva es presentada en la web después de que haya sido seleccionada. En el ejemplo anterior de los seminarios, una vez el cliente selecciona uno de los seminarios de agosto es cargado y presentado de la misma forma que determine la plantilla.

Si ya estás familiarizado con la personalización de las plantillas de Anuncios o FAQs sabrás que este tipo de contenido puede ser completamente configurable. Las plantillas, las hojas de estilos, los colores y la información que se muestra es mostrada en la posición que determinen las etiquetas de la lista.

Usar un formulario web de inscripción diferente para cada reserva de evento:

Todas las reservas que generes en el sistema usarán las mismas plantillas de Lista y Detalles.

Generalmente la platilla de detalles contendrá un formulario web que se establece como el formulario de reserva del evento. Esto quiere decir que un formulario es universal para todas las reservas de eventos no pudiéndose usar un formulario de reserva diferente en cada evento.

Sin embargo, si requieres un formulario de inscripción a un evento diferente para cada uno de tus eventos necesitarás quitar el formulario de la plantilla de detalles y ponerlo en la sección de detalles del evento en cada uno de los mismos.

Cambiar un formulario de reserve de evento

Puedes crear fácilmente un formulario de inscripción e eventos usando la herramienta de creación de formulario web. Después de crear el formulario tienes que insértalo en la plantilla de los detalles de evento en “Site Manager” > “Module Templates” > “Booking Layouts”. Asegúrate de que has eliminado el formulario web existente en esta plantilla. Sólo un formulario web puede ser establecido en esta plantilla.

Personalizar el mensaje de confirmación de reserva

Por defecto el mensaje del sistema se envía cada vez que una reserva queda hecha. Puedes personalizar el mensaje si vas a “Site Settings” > “System E-mails”.

Puedes configurar el formulario de reserva para que redirija directamente a la página web que determines. Ésta puede pertenecer a tu propio sitio web o a terceros. Para hacer esto necesitas cambiar el código del formulario web.

Problemas frecuentes con el módulo Reservas:

ERROR: Booking could not be made as this email address is already registered for this booking.

Este error del sistema aparece cuando la dirección que el cliente ha usado para efectuar la reserva ya estaba inscrita en la misma previamente.

El sistema permite que un sólo cliente efectúe una reserva para múltiples asistentes, pero no permite que estas se hagan en diferentes veces. Puedes modificar las reservas a través del CRM que te aporta el sistema desde la Consola de Administración.

¿Cómo puedo hacer que el formulario referencie a la URL segura (SSL)?

Necesitas implementar tu link dentro de la SSL. Así que necesitas localizar la URL del formulario existente (yourdomain.com/formulariodereservas1.htm) y proporcionar hipervínculos que redirijan directamente en la SSL (https://yourdomain.worldsecuresystems.com/formulariodereservas1.htm).

Reservas rechazadas:

Existen alguna situaciones en las que el sistema no acepta la reserve. Por ejemplo:

  • El evento ha alcanzado el aforo máximo y no hay espacio para más personas.
  • El usuario intenta inscribirse en un evento que ya tuvo lugar.
  • El evento ya no está disponible (por que ha sido desactivado o borrado).
  • El usuario ya está inscrito en el evento.
    1. Pista: El email del usuario se usa para su identificación.