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TUTORIALES ABC

Importar y exportar clientes

En este tutorial aprenderás a trabajar con ficheros externos para editar varios registros a la vez, haciendo la tarea más cómoda que si tuvieras que usar el administrador.

Importar datos:

Para empezar ve a CRM >Customers. En el menú contextual superior verás dos opciones posibles para importar datos: “importar contactos” e “importar contactos advanced”. La diferencia son los campos con los que trabaja cada una.

  • Importación básica:

    En la pantalla de importación verás en la parte superior un enlace para Descargar la plantilla. Pulse y descargará un fichero Excel con unas columnas predefinidas según el tipo de importación (Hoja 1 del fichero).

    Para que una fila sea importada es necesario que esté relleno el campo Email Address, First Name o Last Name.

    Se utiliza el campo Email Address como identificador, así que cada vez que se suba una fila sin este campo relleno el sistema la interpretará como un nuevo registro. Es recomendable usar siempre el campo Email Address para que el sistema pueda identificar a cada cliente y actualizar sus detalles.

    Procedemos a rellenar la plantilla con los datos de nuestros clientes. Una vez finalizado y guardado el documento, debemos exportarlo en un formato que reconozca el sistema.

    En Excel vamos a “Guardar como”, seleccionamos dónde guardarlo y en tipo seleccionamos Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt). Este es el fichero que usaremos para importar los datos en el sistema.

    Antes de subirlo debemos cambiar la codificación del fichero para que entienda "caracteres especiales". Suena peor de lo que es. Abrimos el .txt con el Bloc de Notas, pulsamos en Archivo > Guardar como y en el selector de abajo “Codificación” seleccionamos UTF-8. Pulsamos guardar y sobrescribimos el anterior. Ahora sí, volvemos al Administrador y pulsamos en Seleccionar fichero y buscamos el .txt. Seleccionamos “Delimitado por tabulaciones” y dejamos el resto igual. Pulsamos en “Next” y vemos una vista previa de los datos.

    Comprobamos y pulsamos “Importar para terminar”.

    Es importante no eliminar ni ocultar columnas de la plantilla. Si no hay datos en una columna se deja vacía respetando el nombre de la misma. También es importante eliminar las instrucciones y comentarios de la plantilla antes de exportarla o aparecerán errores al intentar subirla al sistema.

  • Importación avanzada:

    El proceso de importación avanzada es igual al anterior, con algunas peculiaridades respecto a la plantilla básica.

    En este caso nos deja utilizar otro identificador propio (Your ID), por ejemplo si trabajamos con otros sistemas. Si este campo se rellena se utilizará como identificador, si no utilizará Email Address. Para actualizar datos recuerda siempre utilizar uno de los dos campos o el sistema entenderá que se trata de un nuevo registro, duplicándolo.

    Si en la importación básica teníamos cinco columnas para importar en este caso tenemos un total de 34. Estás columnas son:

    1. Your ID (Identificador único) (Dejar la columna vacía si no se utiliza)
    2. Email Address (Identificador único) (Si no está rellena la opción anterior toma esta por defecto)
    3. Title (ej: Sr. Sra…)
    4. Fullname (Si no existe identificador único el sistema lo creará como un usuario diferente)
    5. Firstname (el sistema ignorará este espacio si Fullname está rellenado)
    6. Surname (igual que en punto 5)
    7. Company Name
    8. Work Phone
    9. Work Fax
    10. Home Phone
    11. Home Fax
    12. Mobile Phone
    13. Web Address
    14. Work Address 1
    15. Work Address 2
    16. Work City
    17. Work State
    18. Work Zipcode/Postcode
    19. Work Country (Use un código de dos letras. Por ejemplo: US, ES…)
    20. Home Address 1
    21. Home Address 2
    22. Home City
    23. Home State
    24. Home Zipcode/Postcode
    25. Home Country (Use un código de dos letras. Por ejemplo: US, ES…)
    26. Username
    27. Password
    28. Date of Birth (dd-mmm-yyyy, por ejemplo 01-Jan-1980)
    29. Secure Zone Expiry (dd-mmm-yyyy, por ejemplo 01-Jan-1980)
    30. Customer Type (por ejemplo Socio, cliente, proveedor…)
    31. Lead Source (por ejemplo móvil, teléfono…)
    32. Industry (por ejemplo, “finanza”)
    33. Rating (por ejemplo, “caliente”, “frío”)
    34. Master Opt-In (Opción activada por defecto)

Exportar datos:

  1. Crear un informe:

    Desde la consola de administración vaya a Reports>Custom > Add Customer Report

  2. Seleccionamos el tipo de informe, según los datos que vayamos a necesitar, y pulsamos en “Next”:
  3. Dependiendo del tipo de informe seleccionado nos aparece una pantalla para elegir los campos que aparecerán en el informe. Podemos volver y cambiar el tipo de informe si los campos que necesitamos no están en la lista. Seleccionamos los campos que necesitamos y pulsamos “Next”.
  4. Además podemos filtrar los resultados por uno o varios criterios. Seleccionamos y pulsamos en “Generate Report”.
  5. Aparecen los resultados del informe. Podemos revisar los resultados a través de las distintas páginas. Si queremos mantenerlo para futuras consultas pulsamos en “Next”, introducimos un nombre y pulsamos en Guardar informe. Para exportarlo y trabajar con los datos pulsamos en Exportar informe > Excel, descargando el fichero con los datos de forma que podamos modificar según sea necesario.